Die rechtliche Grundlagen für die Offenlegung des Jahresabschlusses findet sich in § 277 UGB.
Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) müssen den Jahresabschluss samt Lagebericht sowie gegebenenfalls auch den Corporate Governance-Bericht nach der Behandlung in der Haupt- bzw Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht des Gesellschaftssitzes einreichen.
Die Jahresabschlüsse sind grundsätzlich elektronisch einzureichen
(Ausnahme: Bei Umsatzerlösen bis 70.000 EUR Einreichung in Papierform zulässig).
Als „Kapitalgesellschaften“ gelten für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung auch unternehmerisch tätige Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert (zB GmbH & Co KG).
Der Umfang der einzureichenden Unterlagen orientiert sich an der in § 221 UGB definierten Größe der Kapitalgesellschaft.
Wird die Einreichung innerhalb der Offenlegungsfrist versäumt, so hat das Gericht Zwangsstrafen in Höhe von 700 EUR bis 3.600 EUR (jeweils an die Gesellschaft und an jeden Geschäftsführer !!) zu verhängen, und zwar ggfs auch mehrfach, wenn die Offenlegungspflichten nach je weiteren zwei Monaten noch immer nicht (vollständig) erfüllt sind.
| Einzureichende Unterlagen | Kleine GmbH | Mittelgroße GmbH | Große GmbH; Kleine u. mittelgroße AG |
| Bilanz | X | X | X |
| GuV | X | X | |
| Anhang + Anlagenspiegel | X | X | X |
| Lagebericht | X | X | |
| Bestätigungsvermerk bei gesetzlichen Pflichtprüfungen | X | X | X |
| Umlauf- bzw. Gesellschafterbeschluss mit Vorschlag über die Ergebnisverwendung | X | ||
| Umlauf- bzw. Gesellschafterbeschluss über die Ergebnisverwendung | X | X | |
| Bericht des Aufsichtsrates | X | X |